Kenbi Land Blog☆

先日、久々に社外での「会議」に参加致しました。
その会議は多くの「他者が主導で開かれる会議」とは違い、
自分たち主導で進める会議でした。

普段から自分が所属する会社の会議に納得がいっていないので、
上手く回せたらと思っていたのですが。。。

準備不足で上手くいかず反省しました


僕の現在所属する会社の部署内で開かれる会議は
通常月1回で、概要はだいたい以下の通りで進みます。

①部長の挨拶
・部署の現状、今後の動き、一人ひとりに対する叱咤激励

②課長からの報告事項
・1ヶ月の振り返りと反省点共有
・今後の動きとSKD確認
・人事関連の話

③議題
※だいたい月1件あがるか、あがらないかのレベル
参加者全員で議論し、方針決定

④その他各自からの報告・共有事項報告


会議の所要時間は約2時間～2時間半。
基本的に②までで1時間以上かかり、その他議題がなければ
各自から報告や共有事項、その他意見などを出し合ってその場で
いろいろと話をしあうといった形式がほとんどです。

ま～、会議とは言い難い会議ですよね。。。

いつも思うのですが、報告事項はよっぽどの特記がなければ
メールや周知文章で伝達し、人件費が大幅にかかる会議では
重要事項の決定のみ行えば良いのでは？
と短絡的に考えています。

しかし、それは僕個人の意見であって、部課長は違った思いがあるはず！

例えば、
「実際に部課長の口から語ることで文章では伝わらない部分を直接伝いたい！」
「業務系ではなくラインで動いている人がほとんどなので、月１回は課内会議と題して
皆を集め、いろんなことについて話をする機会を持って意思統一を図っていきたい」
「部課長との間が近い会社であるから、ざっくばらんに問題を解決しよう」
などの考え方が出てくるかもしれません。

ここはまだ直接聞けていないので、今度聴いてみることにします。


ただ、そうは言うものの会議にはお金がかかります。
約20人が会議に参加するとなると、単純に時給2000円で計算して
10万円もの費用が発生していることになります。

そんなに費用をかけて意識統一もできず、何も決定しない報告のみの
会議をひらいて何の意味があるのか？
ここはマネージャー職が真剣に考えて、会議のあり方を常に検討して
良いものに改善すべく努力すべき点だと思います。


こうやって自社の会議帯に問題意識を抱えているからこそ、
冒頭で話した「自分たち主導の会議」は効果的・効率的に進めたいわけであって、
意識統一を図ると共に意思決定を必ず行える文化を創っていきたいと考えます。

そのために必要なことは、
・参加者へ会議開催の目的事前共有
・資料や段取りの綿密な事前準備
・参加者への事前資料送付
・ファシリテーションを駆使した円滑な会議進行
・フレームワーク等を用いた問題解決実施
などがあげられると考えられます。

先日の会議を通して学んだことは、
自分たちが主導となるときはとにかくストイックにこれを熟し、
どんどん自社の会議帯にもノウハウを注入していけるように
努力をしていくべきだという点でした。

口だけじゃなく、実際に行動して経験していかないといけないですね♪